PEP4US Strategic further development of time management and personnel deployment planning - 13696979

The HOCH HEALTH EASTERN SWITZERLAND DEPARTMENT OF IT in Switzerland from Europe region has released this tender for Ausgangslage Die Personaleinsatzplanung befindet sich heute zunehmend im Spannungsfeld zwischen betrieblichen Anforderungen den individuellen Bed rfnissen der Mitarbeitenden Work-Life Balance und einer sich wandelnden Arbeitskultur Entwicklungen wie New Work interprofessionelle Zusammenarbeit und eine st rkere Mitarbeiterpartizipation bei der Dienstplanung gewinnen an Bedeutung und stellen neue Anforderungen an die Planung Eine transparente ausgewogene und automatisierte Personaleinsatzplanung f rdert nicht nur die Zufriedenheit der Mitarbeitenden sondern auch positive Effekte auf die Qualit t der Versorgung hat All dies tr gt gleichzeitig zur St rkung der Arbeitgeberattraktivit t und Bindung bei insbesondere bei Pflegenden im Kerngesch ft Diese Trends erfordern eine Planungsumgebung die Effizienz und Teilhabe verbindet Ressourcen optimal steuert und eine konsistente mitarbeiterorientierte Planungskultur unterst tzt Die momentane Art der Personaleinsatzplanung PEP sowie die aktuelle Implementation der PEP-L sung Polypoint unterst tzen die daf r notwendige organisatorische und technische Ver nderung nicht Polypoint kommt auch im Bereich der Zeitwirtschaft zum Einsatz Vor diesem Hintergrund soll mit dem Projekt PEP4US eine neue benutzerorientierte und zu-kunftsf hige L sung geschaffen werden die technische organisatorische und kulturelle Dimensionen integriert sowohl f r die Personaleinsatzplanung aber auch die Zeitwirtschaft Ziel ist es die Personaleinsatzplanung als strategisches Element der Unternehmensentwicklung zu st rken und einen wesentlichen Beitrag zur Umsetzung der strategischen Massnahmen New Work im Kerngesch ft sowie Strategisches Ressourcenmanagement zu leisten Dar ber hinaus ist das Projekt eng mit den strategischen Digitalisierungsschwerpunkten von HOCH verkn pft um Synergien zu nutzen zur Prozesseffizienz im Kerngesch ft beizutragen und die Transformation ganzheitlich voranzutreiben Eine detaillierte Beschreibung der Ist-Situation erfolgt im Lastenheft LH01 Kapitel 2 Mit der Ausschreibung soll das f r die heutigen und k nftigen Bed rfnisse von HOCH Health Ostschweiz sowie der weiteren Kunden des DIT Departement IT geeignetste Produkt sowie eine zuverl ssige und erfahrene Partnerin f r die Einf hrung und Betreuung der k nftigen L sung gefunden werden Beschreibung Zielbild Der Beschaffungsgegenstand umfasst die Einf hrung und den Betrieb einer zentralen integrierten performanten sowie organisatorisch und technologisch zukunftsf higen L sung f r Personaleinsatzplanung und Zeitwirtschaft bei HOCH Health Ostschweiz und deren Tochtergesellschaften ca 9 700 Mitarbeitende mehrere Lohnarten und Arbeitszeitmodelle sowie zahlreiche Planbl tter und Dienste Die L sung soll eine organisations bergreifende standardisierte und automatisierte Personaleinsatzplanung mit Partizipation erm glichen Bestehende Insell sungen mit Funktions berschneidungen werden abgel st die bestehende Schnittstellen- und Integrationslandschaft bleibt erhalten Personaleinsatzplanung Partizipation Qualifikationen Skills Die Planung soll k nftig systemgest tzt und weitgehend automatisiert erfolgen Die L sung muss Dienstplanvorschl ge generieren Verf gbarkeiten Qualifikationen und gesetzliche Vorgaben ber cksichtigen sowie insbesondere die Springerplanung effizient unterst tzen Eine einheitliche Datenbasis und konsistente Planungslogik ber alle Organisationseinheiten hinweg sind sicherzustellen Mitarbeitende sollen ihre Verf gbarkeiten Dienstw nsche und Abwesenheiten ber intuitive rollenbasierte Oberfl chen erfassen und einsehen k nnen Automatisierte Dienstplanvorschl ge sollen Bedarfsdaten Qualifikationen und betriebliche Anforderungen ber cksichtigen Dadurch werden manuelle Aufw nde reduziert Planungsprozesse standardisiert sowie Transparenz Fairness und Arbeitgeberattraktivit t gest rkt Die L sung muss transparente und faire Planungsprozesse erm glichen Mitarbeitende sollen nachvollziehen k nnen wie Eins tze zustande kommen und wie W nsche sowie Rahmenbedingungen ber cksichtigt werden Zudem muss die L sung harmonisierte Planungsprozesse mit einer standardisierten Erfassung von Qualifikationen Erfahrungen und Einsatzpr ferenzen unterst tzen Dies schafft die Grundlage f r eine bedarfsgerechte faire und transparente Personaleinsatzplanung Springer- Poolmanagement Die L sung muss ein spitalweites Springer- und Poolmanagement unterst tzen und Eins tze Qualifikationen sowie Ressourcen standort- und fachbereichs bergreifend steuern Die Funktionen der bisherigen Planungstools sollen integriert und Planung Kommunikation sowie Steuerung in einer L sung vereint werden Anbindung IKM Integrales Kapazit tsmanagement Die Anbindung an das IKM schafft die Grundlage f r eine datenbasierte Abstimmung zwischen Bedarfs- und Personaleinsatzplanung Die L sung muss die Anbindung und aktive Nutzung der Bedarfsplanung f r die Personalbedarfsplanung erm glichen und damit das Personalmodul im IKM unterst tzen Zeitwirtschaft Zeiterfassung Die Aufgaben der Zeitwirtschaft einschliesslich gesetzlicher Vorgaben und weiterer Regelwerke m ssen vollst ndig unterst tzt werden Die Zeiterfassung muss ber verschiedene Kan le erfolgen k nnen insbesondere ber eine Mobile App sowie bestehende AZE-Terminals inklusive definierter Korrekturm glichkeiten durch die Mitarbeitenden Mehrfachanstellungen Die L sung muss Mehrfachanstellungen vollst ndig unterst tzen und eine transparente konsolidierte Darstellung erm glichen Dies ist insbesondere im Spitalumfeld mit mehreren Funktionen oder Einsatzbereichen pro Mitarbeitenden erforderlich Reporting Auswertung Die L sung soll rollenbasierten Zugriff auf relevante System- und Bewegungsdaten bieten Neben standardisierten Berichten beispielsweise zu Zeitkonten oder gesetzlichen Vorgaben sollen individuelle Auswertungen durch HR- IT-Administratoren und Fachbereiche m glich sein Dazu geh ren Analysen von Einsatzzeiten Dienstverteilungen und Abwesenheiten Reporting und Auswertungen sollen die Planungsqualit t verbessern und m glichst integriert in der L sung verf gbar sein Betriebsmodelle Systemstruktur Alle Betriebsmodelle On-Premises Cloud Hybrid SaaS usw sind zul ssig Entscheidend sind hohe Performance Skalierbarkeit und Innovationsf higkeit Die Benutzeroberfl chen sollen modern und benutzerfreundlich sein zentrale Anwendungsf lle m ssen auch auf Smartphones optimal unterst tzt werden Mandantenf higkeit Es muss m glich sein das System f r weitere Tochtergesellschaften juristische Personen einsetzen zu k nnen sowie f r weitere unabh ngige Nutzer-Organisationen wie die Ortsb rgergemeinde St Gallen OBG und die Stiftung Blutspende SRK Ostschweiz RBSZ betreiben zu k nnen Schnittstellen und Integrationen Die L sung muss in die bestehende Schnittstellen- und Integrationslandschaft eingebunden werden k nnen Bestehende Integrationsmechanismen sollen bei Bedarf weiterentwickelt werden Die Weiterverwendung der bestehenden AZE-Terminals ist erw nscht Ist dies nicht m glich muss deren Ersatz Bestandteil des Angebots sein Einf hrung Die Einf hrung der neuen L sung mit partizipativer Dienstplanung erfordert eine aktive Begleitung der organisatorischen und kulturellen Ver nderungen Im Fokus stehen insbesondere die rund 6 400 Mitarbeitenden mit Dienstplanung die Einf hrung soll deshalb etappenweise erfolgen Zusammenstellung Beschaffungsgegenstand PEP-L sung gem ss Lastenheft LH02 mit Hauptfunktionen -Personaleinsatzplanung Partizipation -Qualifikationen Skills -Springer- Poolmanagement -Zeitwirtschaft Zeiterfassung -Mehrfachanstellungen -Reporting Auswertung Schnittstellen und Integrationen gem ss Lastenheft LH02 Kapitel 9 F r juristische Einheiten HOCH Health Ostschweiz und GK Geriatrische Klinik St Gallen AG Mengenger ste gem ss LH01 Kap 2 2 3 Es k nnen alle Betriebsmodelle offeriert werden On-Premises Cloud Hybrid SaaS etc Es k nnen zudem mit separaten Angeboten unterschiedliche Betriebsmodelle angeboten werden siehe A001_Ausschreibungsbedingungen Kapitel 3 6 Bei On-Premises oder Hybrid-L sungen sind die Infrastrukturkosten gem ss LH01 Kapitel 6 1 einzukalkulieren Produktivsystem sowie getrennte Testumgebung Notwendigen Lizenzen Betriebskosten bis 31 12 2028 Servicekosten Betriebsleistungen gem LH01 Kapitel 5 2 1 Wiederkehrende Betriebskosten ab 01 01 2029 Lizenzen und Geb hren sind so zu offerieren dass diese ab dem aus Sicht Anbieterin ben tigten Zeitpunkt g ltig sind und die Laufzeit bis 31 12 2033 abgedeckt ist Projektleistungen mit Kostendach gem ss Lastenheft LH01 Kapitel 5 -Konzepte und Detailspezifikation der zuk nftigen L sung -Installation und Konfiguration der L sung -Schnittstellen bestehend und erweitert gem ss LH02 Kapitel 9 -Integration bestehende AZE-Terminals oder Austausch -Etappenweise Einf hrung gem ss LH01 Kap5 3 inkl aktiver Begleitung und Gestaltung des Change Management Migrationen Die Vertragsdauer betr gt f nf Jahre mit Option auf zweimalige Verl ngerung um jeweils zwei Jahre Es muss m glich sein das System f r weitere Tochtergesellschaften juristische Personen einsetzen zu k nnen sowie weitere unabh ngige Nutzer-Organisationen z B OGB RBSZ betreiben zu k nnen with tender notice no. 40315-simap_ch published on 07 Jul 2026. The tender is due to expire on 25 Sep 2026. This tender is sourced from SIMAP and is eligible for suppliers interested in Customer Relation Management software package. Interested bidders can obtain further information including complete bid documents or ways to participate by registering on Tender Impulse and referencing via Tender Impulse ID 13696979.